La Soluzione

 

La soluzione sicuramente semplice, semplicemente sicura!
Conservazione Infinity è la soluzione di conservazione digitale Zucchetti che consente alle aziende, agli studi professionali e alle associazioni di categoria di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

 

Conservazione Infinity è fruibile sia come servizio in modalità SaaS (i documenti sono conservati all’interno del datacenter Zucchetti e l’utente vi accede con un semplice collegamento a Internet) sia in licenza d’uso, per dare la possibilità al cliente di scegliere la soluzione che meglio si adatta alle specifiche esigenze.

 

Conservazione Infinity consente di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici, ottimizzando i costi logistici di archiviazione e recuperando in efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione.
Il flusso documentale di Conservazione Infinity è completamente automatizzato: semplifica al massimo l’attività di conservazione, minimizzando l’impatto sull’organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo seguito dal cliente, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.

 

Non pensateci, SOStitutiva pensa a tutto!

 

Zucchetti propone la conservazione digitale, oltre che nella modalità standard di erogazione, anche inOutsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poichè è Zucchetti a farsi carico di:

 

adempimenti prescritti;
apposizione di firma digitale e marca temporale;
aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva.

 

 

Affidabilità e durata nel tempo in tutta sicurezza

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:
sicurezza e tecnologia adeguata;
conoscenza normativa;
conoscenza dei processi gestionali;
conservazione nel lungo periodo;
piattaforma web nativa erogata in modalità SaaS o in licenza d’uso.

 

Ottimizzazione dei costi e dei benefici

Conservazione Infinity garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

 

Una grande complessità resa semplice

Conservazione Infinity dispone di tutti gli strumenti necessari alla conservazione dei documenti elettronici, delle stampe dei gestionali e dei risultati della scansione.

In particolare, grazie all’HSM (Hardware Security Module), l’utente può apporre velocemente un numero elevato di firme digitali attraverso una procedura automatizzata, senza l’intervento del titolare firma per firma e in tutta sicurezza, poiché le chiavi e i certificati dell’utente sono custoditi in maniera sicura al suo interno.
L’HSM, installato presso il Data Center Zucchetti, permette di applicare la firma digitale da remoto senza l’uso della smart card in locale: vengono così rese più fluide le procedure di conservazione e semplificati i processi in carico al cliente.

Conservazione Infinity consente inoltre di gestire classi documentali con un grande numero di chiavi di ricerca, facilitando l’esibizione dei documenti conservati da parte dell’utente.

 

Outsourcing

Una scelta competitiva

La conservazione dei documenti cartacei comporta necessità e responsabilità a volte incompatibili con la struttura e l’organizzazione del cliente.
Esternalizzare il processo di dematerializzazione a norma, appoggiandosi a un partner competente e affidabile, diventa la soluzione ideale per implementare rapidamente, in modo efficiente e sicuro, un processo che potrebbe risultare complesso e dispendioso se gestito internamente.
Usufruire di un servizio di conservazione digitale in outsourcing dà garanzia dell’inalterabilità delle informazioni storicizzate per il periodo previsto dalla normativa e consente di snellire la gestione degli archivi senza rinunciare alla semplicità di consultazione e di recupero delle informazioni.

 

Obiettivi strategici
La conservazione digitale si rivela quindi una scelta strategica, che consente di semplificare i processi amministrativi di archiviazione e recupero della documentazione, ridurre i margini di rischio legati a errori, nonché ottimizzare i costi di archiviazione sia in termini di risparmi diretti (carta e spazi) che indiretti (tempi di ricerca, recupero documenti, efficienza e sicurezza).

 

Obiettivi strumentali
Grazie alla conservazione digitale è possibile migliorare la circolazione dei documenti e gestire in modo ottimale la consultazione delle informazioni tramite l’utilizzo di password con diversi livelli d’accesso; questo comporta lo snellimento delle procedure con conseguente aumento dell’efficienza.

 

Il responsabile della conservazione
La normativa vigente impone che venga nominato un responsabile che si faccia carico di tutti gli adempimenti legali della conservazione sostitutiva, tra i quali:

 

-definire, realizzare, documentare e aggiornare periodicamente le procedure di archiviazione, di protezione dati da eventi disastrosi;
-verificare periodicamente, mediante controlli a campione, la corretta esecuzione delle procedure di archiviazione;
-testare la capacità di ripristino dati del sistema;
-documentare l’esito delle prove e delle eventuali azioni intraprese;
-assicurare il continuo aggiornamento tecnologico dei dispositivi utilizzati, al fine di tempificare opportunamente le attività di riversamento.

 

Datacenter

La sicurezza del Datacenter Zucchetti

Il Datacenter Zucchetti è un datacenter all’avanguardia, progettato e realizzato adottando tecnologie innovative atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio, fruibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Il caveau blindato che custodisce il Datacenter Zucchetti si sviluppa su quattro piani totalmente dedicati alle architetture hardware e software preposte all’erogazione dei servizi. Sviluppato con soluzioni ingegneristiche in grado di offrire la massima protezione dei dati per un lungo periodo di tempo, il Datacenter fornisce un ambiente di lavoro altamente protetto.
La massima sicurezza è garantita, inoltre, da un’apposita struttura esterna che duplica nella sua totalità il sistema di erogazione del servizio.

 

Strutture sempre performanti e non vulnerabili
Il Datacenter assicura affidabilità operativa, connettività e funzionalità, garantendo la sicurezza fisica e logica contro:
intrusioni informatiche, vandalismo e furto di dati;
perdite dati causa problemi del sistema (Hardware failure);
problemi sui drive (Disk Drive Failure);
alterazione delle informazioni a causa di blocchi improvvisi e irreversibili dei sistemi operativi (System Panic);
indisponibilità dei dati in tempo reale;
catastrofi naturali.

 

Scegliere la sicurezza
La sicurezza dei documenti conservati è garantita secondo i seguenti principi:

 

Disponibilità
I dati conservati presso il Data Center Zucchetti sono accessibili dagli utenti 365 giorni all’anno, aggiornati in tempo reale e consultabili in qualsiasi momento si desideri.

Integrità
Viene garantita la perfetta conservazione nel tempo dei dati archiviati e l’inalterabilità di ogni singolo documento.

Riservatezza
Il sistema garantisce la totale riservatezza di dati e documenti, proteggendoli da: manomissioni, cancellazioni o lettura da parte di persone non autorizzate.

Autenticazione
Ogni utente si autentica al servizio tramite user id e password personali, questo consente di fornire diversi livelli d’accesso a seconda del ruolo della persona preposta e di verificare la visualizzazione dei documenti.

Condivisione
I documenti conservati sono consultabili da più persone o da gruppi diversi tramite l’impostazione di appositi profili d’accesso.

 

 

Scarica la BROCHURE di SOS INFINITY ZUCCHETTI

Copia del

Manuale del Servizio di Conservazione

di ZUCCHETTI S.p.a.