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DMS Knos TeamSystem

Per gestire i documenti in formato elettronico e averli sempre a disposizione DMS Knos TeamSystem

Con il DMS Knos TeamSystem si semplificano e risolvono le problematiche di gestione della documentazione e si organizza meglio il lavoro: più efficienza per l’azienda.

Permette di archiviare file di formato: Office, PDF, CAD, email, dati del gestionale, immagini.

Gestione dei processi tramite workflow grafico.

Archiviazione e gestione file con semplice drag&drop.

Archiviazione cartacea tramite barcode OCR

Integrazione con qualsiasi gestionale e disponibile su tablet e smartphone

La soluzione

 

Ogni Azienda ha necessità di gestire e archiviare, quotidianamente, moltissimi documenti. L’ideale sarebbe farlo in maniera semplice, con un sistema nativamente integrato nel proprio gestionale.

 

Per questo abbiamo pensato a un Document Management System «interno», che può archiviare in qualsiasi parte della procedura file di qualunque formato: Office, PDF, CAD, email, dati del gestionale, immagini.
Una soluzione per la gestione documentale completamente web based nella quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro rielaborati e/o distribuiti e archiviati istantaneamente.

 

Il DMS è un armadio aziendale parametrizzato, personalizzato e raggiungibile ovunque – sia in rete che in internet, per:

  • Centralizzare e distribuire le informazioni e i documenti – sempre aggiornati
  • Accedere ovunque alle informazioni desiderate
  • Semplificare le ricerche (con un click)
  • Ridurre costi «materiali» (carta, stampa, spazi di archiviazione) e «immateriali» (tempo speso per ricercare e archiviare

 

Con il DMS si semplificano e risolvono le problematiche di gestione della documentazione e si organizza meglio il lavoro: più efficienza per l’azienda.

 

Scopri Knos

 

Knos è un’applicazione web based per la gestione documentale che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni.

 

In sintesi:
Possibilità di archiviare file in qualunque formato (Office, PDF, CAD, mail, erp, immagini…).
Completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali.
Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato.
Ricerca più facile: filtri configurabili, parole-chiave, ricerca full-text sul contenuto dei documenti. Visualizzazione personalizzabile dei risultati.
Gestione fascicoli virtuali. Possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo.
Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR). Integrazione con scanner e multifunzione.
Piattaforma multilingua (supporto Unicode).
Modificabilità dei documenti archiviati tramite l’applicazione.
Gestione del versioning.
Gestione protocollo.
Strumenti di collaborazione e gestione processi. Notifiche automatiche e “on demand”. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento.
Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes…).
Integrazione con Gamma Enterprise e Metodo Evolus.
API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsisi applicazion
Perfetto per la Conservazione Sostitutiva a norma di legge
Disponibile nella versione mobile consultabile da tablet, smartphone e iPad

 

Funzioni

 

CLASSIFICAZIONE
Con KNOS puoi classificare le informazioni in “fascicoli virtuali” che contengono i vari documenti: offerte, progetti, email, fax Identificare ogni documento del fascicolo virtuale con alcuni attributi assegnati liberamente, per ricercare e classificare documenti di diverse tipologie

 

WORKFLOW DOCUMENTALE
Lo strumento ideale per disegnare con semplicità permessi e configurare le notifiche via e-mail, monitorare lo stato di avanzamento, impostare scadenze, tolleranze e azioni automatiche sincronizzate con il calendario aziendale

 

WEB BASED
La nuova interfaccia grafica è stata completamente ridisegnata, sfruttando i vantaggi dell’HTML5 per migliorare la user experience di chi usa quotidianamente la soluzione – con nuovi pulsanti e look & feel personalizzabili dall’utente
ACQUISIZIONE MASSIVA

Puoi gestire qualsiasi tipo di documento, sia digitale (Office, Pdf, CAD, mail, Erp, immagini, ecc.) che cartaceo, tramite un bar-code applicato al documento (OCR). E la soluzione è aggiornata alla vigente normativa in materia di «conservazione sostitutiva».

 

Scarica la BROCHURE di KNOS

 

Conservazione sostitutiva

 

Se il documento elettronico viene trattato secondo le norme della “conservazione sostitutiva ” si può eliminare il cartaceo. La prassi informatica della conservazione sostitutiva a norma assicura al documento elettronico il valore legale normalmente attribuito al cartaceo, che potrà dunque essere dematerializzato.

Knos puo’ supportarti in questa operazione permettendoti di trasferire  inconservazione sostitutiva i documenti archiviati mediante opportune procedure e successivamente archiviare i file su supporto non riscrivibile oppure in una directory del file system.
I documenti conservati in modo sostitutivo potranno essere richiamati e consultati inKnos, ma non più modificati o cancellati.

 

Il software è aggiornato alla vigente normativa in materia di conservazione.

 

Scarica la BROCHURE dell’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA KNOSS

 

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